ביקורת: ממצאים קשים וידועים

השבוע דנה מליאת מ.מ. כפר ורדים בדו”ח הביקורת הראשון של מבקרת המועצה, רונית אפסון, תחת הכותרת: “ניהול המשאב האנושי ומערכת השכר במועצה”.

השורה התחתונה: המועצה קיבלה פה אחד את הדו”ח ואת המלצות ועדת הביקורת כפי שיובאו להלן. בראש ועדת הביקורת עומד איתן היימן, ולצדו החברים עופר כהן וטוביה ארז.

תמצית הממצאים וההמלצות: כללי

– במועצה מועסקים נכון למועד הביקורת כ- 219 עובדים, ב-158 מישרות.

– שכר עובדי המועצה לשנת 2021 עמד על סך של כ-33 מליוני ₪, ומהווה כ-55% מתקציב הרשות.

– עובדי המועצה הינם ברובם עובדים המועסקים בכפוף להסכמים קיבוציים, ומקצתם עובדים בחוזים אישיים.

– ניהול המשאב האנושי במועצה מבוזר בין מספר גופים ובעלי תפקידים.

– אין במועצה בעל תפקיד ייעודי אשר אחראי על ניהול המשאב האנושי ותכלול כל המערכת.

– מכיוון שלמועצה חשיפה פוטנציאלית במקרה של הפרת זכויות עובדים על ידי עמותה רשומה חוויה, הביקורת מצאה לנכון להתייחס בדוח הביקורת אף לעמותת חוויה.

בהסברים של אפסון, היימן ושמואלי לדו”ח, נאמר כי מרבית “עובדי המועצה” הנם בתחום החינוך, והגם שמועסקים דרך המועצה, הגדרת התפקיד, היקף השכר וכו’ – אינם בשליטת המועצה, ותחום זה בעיקרו מנוהל היטב.

לפיכך רוב ההתייחסות של הדו”ח נוגעת בעיקר לעובדי המועצה הישירים, ועיקרי הממצאים מצביעים על כשלים בניהול כח האדם, בהגדרת תפקידים, ב”נהלים” (רגולציה. חלקם הוראות חוק, חוזר מנכ”ל וכו’), מכרזים לקליטת עובדים, משרות שאינן מאוישות זמן רב ועוד.

למשל, מתוך תקציר הדו”ח:

אין במבנה הארגוני הקיים פונקציות אשר חלקן נדרש על פי חוק (כגון: מנהל יחידת רכש ואספקה, אחראי על אינוונטר המועצה, אחראי מחסנים) כל מחלקה מבצעת רכש באופן עצמאי ללא נהלים מסודרים בנדון, האינוונטר אינו מנוהל, חשמלאי הרשות נושא בתפקיד מחסנאי מבלי שהוגדרו לו תחומי אחריות וסמכויות. ההתנהלות המתוארת חושפת את המועצה להתנהלות בניגוד לחוק, לבזבוז משאבים, להיעלמות ציוד ולאי סדרים.

בתוך, הדו”ח, כמו גם בדיון, עלה לא מעט המילה “חשיפה” – כאשר הכוונה כי בנסיבות מסוימות, עלול המצב להביא לתביעות משפטיות של גורמים הרואים עצמם נפגעים מהתנהלות זו.

היעדר הגדרת תפקיד ואפיון העובדים – עלולה להשליך גם על פגמים בשכר שאיננו מותאם להיקף / הגדרת התפקיד. כן נבחנו נושאים כמו הדרכת עובדים ונוהל מסודר לקליטה ולסיום העסקה.

הדו”ח דן בהרחבה גם בזיכרון הארגוני, בנהלי עבודה, בהרשאות למערכות המידע, בשמירת חומרים ארכיונים וכו’.

כאמור, בתחומים אלו נמצאו כשלים רבים וכבר בתוך הדו”ח נמצאות ההמלצות וכן תשובות של תמי חצ’ואל מנכ”לית המועצה הלוקחת על עצמה אחריות לתיקון המצב, ולרוב גם מסבירה איך.

למשל  (מתוך הדו”ח):

א. 12 . הערכת ביצועי עובדים

לא קיים הליך סדור להערכת עובדי מועצה.

מומלץ לבנות שיטה וכלי הערכה ולבצע הליך סדור להערכת עובדים.

תגובת המנכ”לית: רואה חשיבות רבה לקים הליך סדור של הערכת עובדים, יחל מתאריך 1.1.23

היימן הודה למבקרת על עבודתה היסודית וציין כי ישנם מספר תיקונים טכניים קטנים שניתן לבצע מיד, ויש להתייחס בכובד ראש ובתכנון להסדרת הנושאים “האסטרטגיים”.

הוא ציין כי חייבים להיכנס לתהליך סדור של הגדרות תפקיד לכל עובדי המועצה וניסוח נהלים קבועים לכל פעילות המועצה. לדבריו, זהו “דו”ח קשה”, אבל תולדה של התנהלות של כל ראשי המועצות שהתמקדו ב”עשיה” ופחות ב”נהלים” – אבל הגיע הזמן לטפל גם בזאת. היימן הציע להיעזר גם ביעוץ חיצוני לתיקון הליקויים.

יואב ניצב שיבח את עבודת המבקרת. כדוגמה לכשל ניהולי, סיפר כי לאחרונה היה צריך להוציא מספר עצים מהערוגות ברחוב, וגילו שהם נשתלו עם שק השתילה ולכן כלל לא הצליחו להוציא שורשים ולהתפתח! לדבריו, חסרה חולייה של וידוא, מעקב או ביקורת בין הכוונה לביצוע בשטח.

אפסון: אני כרגע עובדת על דו”ח בנושא חוזי התקשרויות של המועצה.

עופר כהן הביע חשש כי הדו”ח יעלה אבק במגרה והציע לקחת עזרה חיצונית.

אפסון: יהיה צוות לתיקון ליקויים ומעקב אחרי המהלכים.

דורון לבב, מהנדס המועצה וספי בארי הגזבר – סיפרו כי לאור הדו”ח כבר ערכו שינויים בהתנהלות מחלקות הנדסה / כספים.

ראש המועצה, אייל שמואלי, סיכם את הדיון באמרו שעבודתה של אפסון מצוינת וכי מוסד הביקורת הוא כלי ניהולי ממדרגה ראשונה. הוא הודה גם להיימן ולוועדת הביקורת.

באשר לממצאים, לקח שמואלי אחריות מלאה על הליקויים ועל הצורך לתקנם וציין כי לא הופתע, אבל בהחלט הדו”ח נתן מיקוד רב לנעשה. הוא הזכיר כי רון מוסקוביץ (ראש מועצת כפר ורדים 2003-2008) הכניס את המועצה ל”תכנית הבראה” קשוחה, בשל ביטול מענקי האיזון – ומאז ההתנהלות תחת צילה של התכנית במושגים של “מועצה אנורקטית” או “כולם נכנסים מתחת לאלונקה”. הוא ציין כי אחרי תכנית ההבראה, המועצה לא השכילה להתפתח לכיווני עבודה התואמים את היקף האוכלוסיה והמשימות. לדבריו, הכפר גדל ומתפתח וצריך לקלוט עובדים חדשים במועצה.

בהמשך, נערך עוד דיון קצר הנוגע לדו”ח “תלונות הציבור”, הנמצא גם תחת סמכותה של אפסון. היא ציינה כי חלק מהתלונות לא היו בסמכותה, וכי תושבים יכולים להתלונן רק לאחר שפנייתם לאינסטנציה המוסמכת לא נענתה או שאינם מקבלים את התשובה.

אפסון אמרה כי אחת התלונות התייחסה לשקיפות המועצה ולפרסום פרוטוקולים באתר המועצה. היא הוסיפה שאין כל הוראה מחייבת בנושא (למעט פרוטוקולים של המליאה), אבל בכל זאת כדאי למועצה לקבוע מדיניות עקבית בנושא.

שמואלי ציין כי מתפרסמים פרוטוקולים של כל ועדות החובה, להוציא עניינים אישיים, צנעת הפרט וכו’.